FDT CONSULTING Privacy e utilizzo dell'Intelligenza Artificiale

Intelligenza artificiale e tutela dei dati personali

Innovazione responsabile al servizio dei clienti

FDT Consulting utilizza strumenti di intelligenza artificiale per supportare alcune attività professionali, migliorare l'organizzazione delle informazioni e rendere più efficiente la predisposizione di analisi, sintesi e bozze documentali.

L'intelligenza artificiale costituisce esclusivamente uno strumento di supporto. Non sostituisce l'attività, la competenza e il giudizio del professionista. Ogni contenuto rilevante viene verificato da un professionista prima di essere utilizzato, comunicato al cliente o trasmesso a soggetti terzi.

Strumenti professionali utilizzati

FDT Consulting utilizza esclusivamente account professionali e ambienti informatici autorizzati dallo Studio.

In particolare, lo Studio può avvalersi di:

• ChatGPT Business o ChatGPT Enterprise;

• Google Workspace con Gemini;

• ulteriori strumenti professionali preventivamente valutati e autorizzati.

Secondo le condizioni pubblicate dai rispettivi fornitori, i dati trattati attraverso le offerte aziendali indicate non vengono utilizzati, in assenza di una specifica autorizzazione, per addestrare i modelli generativi destinati ad altri clienti o utilizzatori.

OpenAI dichiara che, per i propri servizi Business ed Enterprise, i dati aziendali non vengono utilizzati per l'addestramento dei modelli per impostazione predefinita. Google dichiara che i dati dei clienti di Google Workspace non vengono utilizzati, senza autorizzazione, per addestrare o migliorare i modelli generativi al di fuori dell'ambiente Workspace.

L'utilizzo di un prodotto aziendale non determina, da solo, la conformità al GDPR. La conformità dipende anche dalle finalità perseguite, dai dati concretamente utilizzati, dalla base giuridica del trattamento, dalle impostazioni adottate, dai tempi di conservazione e dalle misure organizzative applicate dallo Studio.

Principi applicati da FDT Consulting

Nell'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale, FDT Consulting applica i principi previsti dall'articolo 5 del Regolamento UE 2016/679:

• liceità, correttezza e trasparenza;

• limitazione delle finalità;

• minimizzazione dei dati;

• esattezza e aggiornamento delle informazioni;

• limitazione della conservazione;

• integrità e riservatezza;

• responsabilizzazione del titolare del trattamento.

Lo Studio utilizza esclusivamente i dati necessari rispetto all'attività professionale da svolgere. Quando possibile, i dati vengono anonimizzati o pseudonimizzati prima di essere elaborati mediante strumenti di intelligenza artificiale.

Non vengono inseriti negli strumenti dati o documenti eccedenti rispetto alla finalità dell'elaborazione.

Base giuridica e incarico del cliente

Il GDPR non richiede necessariamente una delega specifica o il consenso del cliente per ogni strumento tecnico impiegato dal professionista.

A seconda delle circostanze, il trattamento dei dati può essere fondato:

• sull'esecuzione dell'incarico professionale o di misure richieste dal cliente, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR;

• sull'adempimento di obblighi legali, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera c);

• sul perseguimento di un legittimo interesse, previa valutazione comparativa, ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f);

• sul consenso dell'interessato, quando il trattamento sia facoltativo e non possa essere fondato su un'altra base giuridica.

L'assenza di una delega espressa non consente comunque un utilizzo indiscriminato dei dati. FDT Consulting verifica che l'impiego dell'intelligenza artificiale sia compatibile con l'incarico ricevuto, necessario rispetto alla prestazione richiesta e conforme agli obblighi di riservatezza e segreto professionale.

Quando vengono trattate categorie particolari di dati personali, trovano applicazione anche le condizioni previste dall'articolo 9 del GDPR.

Informazione e trasparenza

FDT Consulting informa i clienti sulle modalità generali di trattamento dei dati personali e sull'eventuale impiego di fornitori tecnologici a supporto dell'attività professionale, nel rispetto degli articoli 12, 13 e 14 del GDPR.

L'informativa privacy dello Studio specifica, in particolare:

• l'identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;

• le finalità e le basi giuridiche;

• le categorie di dati trattati;

• gli eventuali destinatari o responsabili del trattamento;

• gli eventuali trasferimenti di dati verso Paesi terzi;

• i periodi o criteri di conservazione;

• i diritti riconosciuti agli interessati;

• le modalità per presentare richieste o reclami.

Rapporti con i fornitori

Quando un fornitore tratta dati personali per conto dello Studio, il rapporto viene disciplinato secondo l'articolo 28 del GDPR mediante condizioni contrattuali e accordi sul trattamento dei dati.

FDT Consulting valuta, in funzione del servizio utilizzato:

• le garanzie offerte dal fornitore;

• le misure tecniche e organizzative di sicurezza;

• i tempi di conservazione;

• i soggetti sub-responsabili coinvolti;

• le località nelle quali possono essere trattati i dati;

• le garanzie applicabili agli eventuali trasferimenti internazionali;

• le possibilità di configurazione, cancellazione e controllo degli accessi.

Gli eventuali trasferimenti di dati personali fuori dallo Spazio economico europeo sono valutati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.

Sicurezza e riservatezza

In conformità all'articolo 32 del GDPR, FDT Consulting adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

• utilizzo di account professionali;

• credenziali individuali e sistemi di autenticazione;

• limitazione degli accessi al personale autorizzato;

• configurazione controllata delle funzionalità disponibili;

• minimizzazione, anonimizzazione o pseudonimizzazione dei dati;

• verifica delle impostazioni di conservazione e condivisione;

• istruzioni interne per il personale;

• controllo umano degli elaborati;

• aggiornamento periodico delle misure di sicurezza.

I dati dei clienti non devono essere inseriti in account personali, strumenti gratuiti non autorizzati o piattaforme prive di adeguate garanzie contrattuali e organizzative.

Controllo umano e affidabilità degli elaborati

I sistemi di intelligenza artificiale possono generare informazioni inesatte, incomplete, non aggiornate o non pertinenti.

Per questo motivo, FDT Consulting sottopone gli elaborati a controllo umano e verifica, quando necessario:

• la correttezza dei dati;

• l'attendibilità delle fonti;

• l'aggiornamento dei riferimenti normativi;

• la coerenza con i documenti del cliente;

• l'adeguatezza rispetto alla specifica pratica professionale.

Le decisioni professionali restano affidate al professionista. Lo Studio non utilizza l'intelligenza artificiale per adottare decisioni esclusivamente automatizzate capaci di produrre effetti giuridici o conseguenze analogamente significative nei confronti del cliente, salvo che ricorrano le condizioni previste dall'articolo 22 del GDPR.

Conformità al Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale

FDT Consulting considera anche i principi e gli obblighi introdotti dal Regolamento UE 2024/1689, noto come AI Act.

Lo Studio promuove un utilizzo consapevole degli strumenti, una formazione adeguata delle persone autorizzate e un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale, conformemente all'articolo 4 dell'AI Act.

Qualora vengano utilizzati sistemi soggetti a specifici obblighi di trasparenza, saranno adottate le informazioni e le misure richieste dall'articolo 50 dell'AI Act.

L'utilizzo concreto degli strumenti viene valutato in base al livello di rischio, alle finalità perseguite e alle caratteristiche del sistema impiegato.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:

• accesso ai dati personali;

• rettifica dei dati inesatti;

• cancellazione;

• limitazione del trattamento;

• portabilità;

• opposizione;

• revoca del consenso, quando il trattamento sia fondato sul consenso;

• richiesta di intervento umano nei casi previsti dall'articolo 22.

Le richieste possono essere inviate a:

FDT Consulting
E-mail: info@fdtconsulting.eu

Riferimenti normativi

La presente informativa sull'utilizzo responsabile dell'intelligenza artificiale richiama, in particolare:

• Regolamento UE 2016/679 GDPR, articoli 5, 6, 9, 12, 13, 14, 22, 25, 28, 32 e 44 e seguenti;

• Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, come modificato dal Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101;

• Regolamento UE 2024/1689 AI Act, con particolare riferimento agli articoli 4 e 50;

• principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita previsti dall'articolo 25 del GDPR;

• obblighi professionali di riservatezza, diligenza, competenza e correttezza applicabili all'attività dello Studio.

Per le caratteristiche dichiarate dai fornitori si rinvia inoltre alla documentazione ufficiale relativa alla protezione dei dati aziendali di OpenAI e alla sicurezza e privacy di Google Workspace con Gemini.

Aggiornamento della pagina

FDT Consulting verifica periodicamente il presente documento in relazione all'evoluzione della normativa, dei servizi utilizzati e delle procedure organizzative dello Studio.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026.